Spåra ditt paket

Att spåra paket är en viktig del av fraktprocessen – både för avsändaren och mottagaren. Som företag med regelbundna skickningar vill du alltid veta var dina försändelser befinner sig och när de väntas levereras. Samtidigt vill dina kunder ha uppdateringar om sina leveranser. Här kommer Sendify in i bilden. Vi är en fraktplattform som hjälper företag att boka och hantera frakter smidigt. En stor del av den smidigheten är paketspårning. I den här artikeln går vi igenom hur du spårar paket via Sendify och hur spårning fungerar för frakt bokad genom plattformen. Vi reder ut vad som egentligen menas med spårningsnummer, kolli-id, försändelse-id och andra begrepp. Dessutom tar vi upp spårning av både inrikes och utrikes försändelser – från vanliga paket och pallar till rekommenderade brev och varubrev. Och viktigast av allt: du får veta hur Sendify gör spårning av paket enklare och tydligare jämfört med att boka direkt hos transportören.

Så fungerar paketspårning

Paketspårning innebär att man följer en försändelse från avsändare till mottagare med hjälp av ett unikt ID-nummer. Varje gång paketet hanteras eller passerar en terminal skannas dess ID och en statusuppdatering registreras. Dessa uppdateringar – t.ex. att paketet hämtats upp, sorterats, är på väg (in transit) eller har levererats – gör att både du och mottagaren kan spåra leveransen i realtid. För att kunna spåra ett paket behöver du i princip två saker: rätt spårningsnummer (även kallat kollinummer) och tillgång till en spårningstjänst där du kan mata in numret.

Traditionellt går man till transportörens egen spårningssida (som PostNord Spåra Paket, UPS Tracking, DHL Track & Trace etc.) och anger sitt nummer där. Bokar du frakt direkt hos en viss transportör får du spårningsnumret från dem, oftast via e-post eller på kvittot/fraktsedeln. Sedan behöver du gå till just den transportörens hemsida varje gång du vill följa paketet. Har du flera pågående försändelser med olika fraktbolag kan det bli lite omständligt att hålla reda på allt. Här förenklar Sendify vardagen: istället för att jonglera flera olika webbsidor och system samlar vi all spårningsinformation på ett ställe i sin plattform.

Spårningsnummer, kolli-id, försändelse-id – vad betyder de?

Det florerar många begrepp inom paketspårning som kan verka förvirrande men som i grunden syftar på samma sak. Spårningsnummer, kollinummer, kolli-id, försändelse-id och sändningsnummer – kärt barn har många namn! Alla dessa refererar till det unika identifieringsnummer som används för att spåra en försändelse. I folkmun pratar man ofta om paket-ID. Vad är paket-ID? Det är helt enkelt en annan benämning på samma sak – ditt spårningsnummer. Vissa transportörer kallar det Tracking Number (på engelska), andra säger Consignment No, Shipment ID eller Article ID. På svenska hör du oftast kollinummer eller försändelse-ID.

Låt oss reda ut några vanliga termer:

• Spårningsnummer / Kollinummer: Vanligaste benämningen på det unika nummer som identifierar paketet i spårningssystemet. Detta nummer kan bestå av siffror eller en kombination av siffror och bokstäver, beroende på fraktbolag. Till exempel börjar UPS spårningsnummer ofta med 1Z, medan PostNords spårningsnummer (även kallat “posten kolli-ID”) oftast är en längre sifferkombination eller en kod med både siffror och bokstäver.

• Kolli-ID: Är kolli-id och kollinummer samma sak? Ja – kolli-id är bara ett annat ord för kollinummer. Kolli betyder kolli (paket/försändelse), och ID syftar på identifikationsnumret. Det är alltså också samma spårningsnummer, fast med en annan term. Ibland används kolli-ID särskilt inom PostNord och äldre postsystem (därav uttryck som “postens kolli”).

• Försändelse-ID / Sändnings-ID: Dessa används ofta för att beteckna hela försändelsen eller sändningen, särskilt om den består av flera kollin. Om du exempelvis skickar flera paket samtidigt som del av en större sändning, kan fraktbolaget ange ett gemensamt försändelse-ID för hela sändningen och individuella kolli-ID för varje enskilt paket. Men i praktiken fungerar de också som spårningsnummer – anger du dem i spårningsverktyget så kan du följa försändelsen.

• Sändningsnummer: Ytterligare en synonym som vissa transportörer använder. Det är helt utbytbart med spårningsnummer/försändelse-ID.

Kort sagt: oavsett om någon ber om ditt kolli-id, kollinummer, sändningsnummer eller spårningsnummer, så handlar det om samma nummer – det unika ID som låter dig spåra din sändning. Det är det numret du ska använda för att följa paketet.

Var hittar jag spårningsnumret?

När du bokar frakt via Sendify får du spårningsnumret automatiskt i plattformen så snart bokningen är genomförd. Du behöver alltså inte själv kontakta transportören för att få kolli-ID; Sendify hämtar den informationen åt dig. Spårningsnumret syns i din order-/sändningsöversikt i Sendify. Dessutom skickas det ut via e-post till dig som avsändare som en bekräftelse på bokningen. För mottagaren är det minst lika viktigt att kunna spåra paketet. Därför skickar Sendify också automatiskt ett e-postmeddelande med en spårningslänk direkt till din kund eller mottagaren av försändelsen när frakten bokas. På så vis kan även mottagaren enkelt följa paketets resa utan att du behöver skicka några uppgifter manuellt. En smidig funktion som sparar tid och ger proffsig service!

Spåra paket i Sendify – så gör du

Sendify har en inbyggd spårningsfunktion – som vi brukar referera till som “Sendify tracking” – som ger dig överblick över alla dina leveranser. All frakt som bokas genom Sendify är spårbar frakt, vilket innebär att varje försändelse du skickar får ett spårningsnummer och kan följas hela vägen från upphämtning till leverans. Här är en enkel genomgång av hur paketspårning i Sendify fungerar i praktiken:

1. Logga in och gå till din sändningsöversikt: När du loggar in i Sendify-plattformen har du en översikt över alla dina skickade och pågående försändelser. Här listas dina bokningar, med information som ordernummer, datum, transportör och status.

2. Hitta den försändelse du vill spåra: I listan över skickade paket/pallar klickar du på den specifika försändelsen för att se detaljer. Du kan även söka efter ett sändningsnummer eller kolli-id i plattformen om du har många försändelser och letar efter en särskild.

3. Se status och eventuella händelser: När du öppnat försändelsedetaljerna visas aktuell status (t.ex. “Upphämtad”, “Under transport”, “Levererad” etc.). Du får också upp en detaljerad statushistorik med tidpunkter för varje händelse: exakt när bokningen registrerades, när paketet hämtades upp av transportören, vilka terminaler det passerat, när det är ute för leverans och när det slutligen kvitterats som levererat. Denna tydliga tidslinje ger full insyn i försändelsens resa.

4. Dela spårningsinformation vid behov: Om du exempelvis vill ge en kollega eller kund insyn i leveransen kan du enkelt dela spårningslänken eller informationen direkt från plattformen. På bara ett par klick kan du kopiera länken eller trigga ett mejl (som ju redan skickats automatiskt vid bokning, men du kan skicka igen vid behov) till mottagaren.

5. Notiser om status (komplement): För extra kontroll kan du hålla utkik efter eventuella e-postnotiser eller notiser i plattformen vid viktiga statusändringar. Även om du inte aktivt spårar paketet varje dag, vet du att Sendify håller koll – skulle något oförutsett hända, eller om ett paket skulle råka fastna någonstans, finns Sendifys support nära till hands (mer om det nedan).

I praktiken behöver du sällan gå igenom långa procedurer för att spåra paket med Sendify. Mycket sker automatiskt och med ett snabbt ögonkast i plattformen ser du var dina försändelser är. Jämför det med att boka direkt hos olika transportbolag: då kanske du måste spara varje fraktbolags spårningsmejl, klicka dig in på DHL:s, UPS eller PostNords webbplatser separat och mata in olika kolli-id på olika ställen. Med Sendify slipper du det steget – du loggar in en gång och har all spårning samlad, oavsett fraktsätt eller transportör.

Inrikes och utrikes försändelser – att spåra leveranser överallt

Många företag fraktar både inom Sverige och utomlands. Hur skiljer sig spårning av paket inrikes jämfört med utrikes? Grundprincipen är densamma: spårningsnumret är nyckeln, och du kan följa försändelsen via det numret. Men vid utrikes försändelser kan det tillkomma några extra steg och begrepp i spårningshistoriken, till exempel tullhantering eller överlämning till en partnertransportör i mottagarlandet. Låt oss titta närmare på båda fallen:

Inrikes paketspårning: När du skickar inom Sverige är det oftast en och samma transportör som hanterar paketet hela vägen. Till exempel om du skickar ett paket från Stockholm till Malmö med DHL Freight eller PostNord, så används ett spårningsnummer som gäller inom deras svenska nätverk. Du får se uppdateringar som “På terminal”, “I distribution” och slutligen “Ute för leverans” och “Levererad”. Tack vare Sendify presenteras dessa statusar tydligt i plattformen på svenska. Oavsett om du skickar paketfrakt eller pallfrakt inrikes, fungerar spårningen likadant. Har du bokat via Sendify behöver du bara logga in för att se status utan att gå via transportörens egen sida.

Utrikes paketspårning: Att spåra paket från utlandet eller till utlandet är i grunden lika enkelt – du använder samma spårningsnummer. Skillnaden är att paketet ofta passerar flera länders hantering. Om du exempelvis skickar en försändelse från Sverige till Tyskland med DHL, kan du se när den lämnar Sverige, när den ankommer en hub i Tyskland och när den är ute för leverans i det tyska nätverket. Ibland byter spårningshändelserna språk när paketet når ett annat land, men Sendify översätter inte bokstavligen statusmeddelandena – däremot visar plattformen dem i en begriplig översikt. För internationella försändelser kan du stöta på statusar som “Customs clearance” (tullklarering) eller “Arrived at facility”. Men eftersom du har Sendify som mellanhand kan du alltid fråga deras support om något är oklart i spårningsinformationen. Generellt gäller att samma spårningsnummer fungerar hela vägen, även om en lokal partner tar över leveransen sista biten (t.ex. PostNord levererar i Sverige för ett paket som skickats från USA med USPS, eller vice versa). Skulle spårningen av någon anledning behöva ske på en annan sida (t.ex. en lokal postsajt), ser du oftast en notering om det – men i Sendify slipper du oroa dig, då de fraktbolag du bokar via plattformen alla erbjuder internationell tracking som följer med paketet hela vägen.

En stor fördel för dig som företag är att Sendify gör ingen skillnad på inrikes och utrikes i sin översikt – oavsett om ditt paket går till Umeå eller Uganda, så hittar du spårningen på samma ställe i plattformen. Du kan alltså bekvämt följa alla leveranser till dina kunder utomlands precis som de inhemska, utan att behöva veta exakt vilken partner transportören använder i andra länder.

Spåra varubrev och rekommenderat brev

Alla försändelser är inte paket eller pallar; ibland skickar man mindre saker som brev. Många företag skickar till exempel rekommenderade brev (REK) för viktiga dokument eller kontrakt, eller varubrev för mindre varor som får plats i brevlådan. Hur fungerar spårning för dessa via Sendify?

Rekommenderat brev: Ett rekommenderat brev är ett brev som skickas med ett extra bevis om inlämning och utlämning – mottagaren kvitterar när hen hämtar ut det. Rekommenderade brev är spårbara hos PostNord. När du skickar ett REK-brev via Sendify (som egentligen bokar tjänsten hos PostNord eller en partner) får du ett spårningsnummer precis som för paket. Ofta ser det ut som en kombination av bokstäver och siffror (internationella rekommenderade försändelser har t.ex. formatet två bokstäver + nio siffror + “SE” på slutet, men för inrikes är det oftast bara siffror). Du kan följa brevet på samma sätt som ett paket: du ser när det lämnats in, när det är på väg, när det ankommit mottagarens utlämningsställe och när det är uthämtat. I Sendify-plattformen listas ett rekommenderat brev som vilken annan försändelse som helst, med spårningshistorik. Skillnaden mot paket är mest att det hanteras inom postens system och att slutleveransen sker till ett postombud där mottagaren får kvittera. Men för dig är spårningen lika enkel. Ange bara ditt kolli-id i Sendify (eller kolla översikten) så får du aktuell status. Spåra rekommenderat brev blir alltså inga konstigheter med Sendify.

Varubrev: Varubrev är en populär tjänst från PostNord för att skicka mindre varor ekonomiskt som brev, men med möjlighet till leverans direkt i mottagarens brevlåda. Historiskt har varubrev varit svårare att spåra än paket, men numera är de flesta varubrev spårbara åtminstone fram till utdelning. När du skickar ett varubrev via Sendify får du ett försändelse-ID för brevet. Du kommer kunna se när brevet har sorterats och när det delas ut. Spårningsinformationen för varubrev kan vara något begränsad – ofta ser du exempelvis “Försändelsen är på väg” och sedan “Försändelsen är utdelad” som huvudsakliga statusar. Om brevet inte får plats i mottagarens postlåda kan det istället hamna hos ombud, och då syns det i spårningen precis som ett paket (t.ex. “Anlänt till ombud, avvaktar uthämtning”). I Sendify syns varubrevs status precis som för andra försändelser. Spåra varubrev skiljer sig alltså inte i handhavande: du använder bara det kolli-id du fått. Mottagaren kan med länken följa att brevet är på väg och se när det bör komma fram. För företag som skickar många småpaket som varubrev är det skönt att Sendify samlar även dessa sändningar tillsammans med övriga, så att man får en helhetsbild av all utgående post.

En viktig sak att notera: vanliga brev utan spårbarhet (t.ex. icke-rekommenderade brev med frimärke) kan inte spåras – de har ju inget spårningsnummer. Men de flesta företag som skickar varor eller viktig post väljer idag spårbara alternativ. Sendify fokuserar på spårbar frakt, så plattformen är anpassad för försändelser som har kolli-ID.

Exempel: spårning med olika transportörer via Sendify

För att göra det hela ännu tydligare, låt oss titta på ett par vanliga scenarier och hur paketspårning ser ut i praktiken när du bokat frakten via Sendify.

Exempel 1 – Spåra en pall med DHL till Tyskland:
Föreställ dig att ditt företag i Göteborg ska skicka en halvpall med varor till en kund i Tyskland. Du bokar frakten genom Sendify och väljer DHL Freight som transportör (DHL har ett stort europeiskt nätverk för vägtransport av pallar). I samma ögonblick som pallen är bokad får du ett DHL-spårningsnummer (kolli-id) i Sendify. Din pall hämtas upp av DHL:s lastbil. Via Sendify kan du nu följa pallen: Först ser du status “Upphämtad i [din ort]”. Sedan kanske “Lämnat terminalen i Göteborg” följt av “Ankommit hub i Hamburg” när pallen nått Tyskland. Eftersom detta är utrikesfrakt syns också “Tullklarering utförd” på spårningen när eventuella tullpapper hanterats. Därefter uppdateras det till “Out for delivery” (ute för leverans) med en lokal DHL-distributionsbil i Tyskland. Slutligen får du status “Delivered/Kvitterad” med tid och datum när din kund tagit emot pallen. Hela denna resa kan du följa kronologiskt i Sendify utan att behöva logga in på DHL:s egen tracking-sida. Hade du bokat direkt hos DHL hade du förstås också kunnat spåra, men då hade du behövt hålla reda på sändningsnumret och besöka DHL:s webb varje gång. Genom Sendify var det integrerat – och dessutom fanns spårningslänken redan skickad till din kund automatiskt, så även de kunde följa pallen under leveransens gång.

Exempel 2 – Spåra ett paket från USA med UPS:
Ditt företag väntar in en viktig komponent från en leverantör i USA. Ni har bett leverantören skicka paketet med UPS Express och ni bokade denna import via Sendify (ja, du kan boka importfrakt via Sendify också, så att du får tillgång till förmånliga avtalspriser). När säljaren i USA lämnar in paketet får du ett spårningsnummer från UPS. Detta nummer registreras i Sendify-plattformen under er försändelse, så du kan börja följa paketet omedelbart. I spårningshistoriken ser du först något i stil med “Label created/Pickup scan – New York, USA”. Det betyder att paketet är inlämnat och registrerat i UPS system. Därefter kanske “Departed from facility – JFK Airport” när det lämnar USA med flyg. Under flygresan kanske statusen står som “In transit”. När försändelsen anländer Sverige (UPS hanterar även tullen åt er i Express-frakt) ser du “Clearance in progress” och sedan “Import clearance successful”. Snart nog ser du “Out for delivery – Stockholm” ifall ni har kontoret där, och kort därefter “Delivered”. Hela tiden har du kunnat spåra paket från utlandet på samma sätt som inrikes, tack vare Sendify. Du behövde inte klura ut UPS egna terminologi eller tidszoner – all information presenterades överskådligt. Om något hade hänt, säg att paketet fastnat i tullen längre än väntat, så hade du kunnat kontakta Sendifys supportteam som i sin tur kan hjälpa till att nysta upp problemet med UPS.

Dessa exempel visar hur Sendify hanterar både en pallfrakt med lastbil inom Europa och ett internationellt expressfrakt-paket med flyg. I bägge fallen underlättas paketspårning av att Sendify sköter informationen åt dig. Oavsett transportör – DHL, UPS, FedEx, TNT, DSV, PostNord eller någon annan – så hittar du spårningen samlad på ett och samma ställe när du använder Sendify.

Varför är spårning enklare med Sendify?

Vi har redan nuddat vid fördelarna, men låt oss sammanfatta skillnaden mellan att spåra paket via Sendify och att spåra när du bokat direkt hos transportören:

• Allt-i-ett-plattform: Sendify samlar frakter från flera fraktbolag under ett tak. Du kan boka allt från paketfrakt och pallfrakt till containerfrakt i samma system. Oavsett vilken typ av försändelse det är eller vilken transportör som används, sker spårningen på samma vis. Du slipper hålla reda på olika webbplatser eller inloggningar för att följa olika paket.

• Olika fraktsätt, enhetlig spårning: Med Sendify kan du boka transporter via väg, flyg, tåg eller sjö – ja, i princip alla transportsätt. Behöver du skicka snabbexpress med flyg finns expressfrakt och flygfrakt, har du stora volymer kan du nyttja sjöfrakt eller tågfrakt, och för europa- eller inrikesleveranser på land finns lastbilstransport (vägtransport). Poängen är att även om fraktsätten är olika, så har du alltid koll genom Sendifys spårning. Du behöver inte sätta dig in i hur varje enskilt fraktbolags tracking-system ser ut – Sendify ger en likartad upplevelse för alla.

• Tydlig status och historik: Sendifys plattform presenterar trackingstatusar på ett pedagogiskt sätt. I stället för kryptiska förkortningar eller språkliga barriärer ser du en ren tidslinje med klara besked om var paketet är och vad nästa steg blir. Detta är särskilt värdefullt om du hanterar logistiken åt kunder eller kollegor som kanske inte är insatta i transportjargong – du kan enkelt vidarebefordra begripliga uppdateringar.

• Automatiska spårningsmeddelanden: Som nämnt får mottagaren automatiskt ett mail med spårningslänk vid bokning. Detta är en stor skillnad mot att boka själv, där du manuellt skulle behöva skicka kolli-ID till din kund och instruera dem hur de ska spåra. Med Sendify sker det per automatik, vilket ger bättre service utan extra ansträngning. Mottagaren kan själv följa leveransen i realtid, vilket minskar risken att de hör av sig med frågor om var paketet är – de har ju redan fått informationen.

• Support och experthjälp: Om något går fel när du spårar via en transportör direkt kan det vara krångligt att få tag på rätt support. Hos Sendify har du en dedikerad support att vända dig till. Deras fraktexperter finns till hands via chatt, e-post och telefon för att hjälpa dig om ett paket ser ut att ha fastnat eller om spårningen inte uppdaterats på länge. De kan ta kontakten med fraktbolaget åt dig och hjälpa till att lösa problemet. Det ger en extra trygghet i hela fraktupplevelsen – du står inte ensam med ett försvunnet paket.

Sammantaget innebär detta att Sendify förenklar paketspårning avsevärt. Plattformen är byggd för att vara vänlig för användaren (även om du inte är logistikspecialist) och för att ge dig som skickar många försändelser en bekväm vardag. Alla de där termerna vi nämnde – spåra paket, spåra sändning, spåra leverans – mynnar ut i samma sak: att veta var ens grejer är. Och det är precis den insikten Sendify vill ge dig, fast utan krångel.

Paketspårning utan krångel – så sparar du tid varje dag

Att kunna spåra paket och andra försändelser är idag en självklarhet, men hur smidigt det går beror mycket på vilka verktyg man använder. För medelstora företag med återkommande fraktbehov kan det göra stor skillnad att ha en central plattform som Sendify. Istället för att lägga tid på att leta kolli-id:n i olika mail och besöka flera olika spårningssidor, får du allt serverat på ett ställe. Oavsett om det gäller ett litet paket till en kund i nästa stad eller en hel container på väg över Atlanten, kan du känna dig trygg med att informationen finns nära till hands.

Så nästa gång du skickar något – stort eller litet, inrikes eller utrikes – se till att dra nytta av Sendifys spårningsfunktion. Det sparar dig tid och ger både dig och mottagaren full koll på leveransen. Med paketspårning integrerat i arbetsflödet slipper du onödig stress och kan istället fokusera på din kärnverksamhet, medan Sendify håller ställningarna för dina leveranser. Lycka till med dina framtida skickningar, och kom ihåg: har du bokat frakten via Sendify så är det bara att logga in, så kan du spåra din sändning på några sekunder! Det ska vara enkelt att skicka – och med rätt verktyg blir det också enkelt att följa varje paket hela vägen fram.

Utforska alla funktioner →